Cara Mengurus Ijazah yang Hilang, Ternyata Mudah!

Ijazah merupakan salah satu dokumen penting yang harus kita jaga. Sebab, ijazah sebagai bukti kita telah menyelesaikan pendidikan di tingkatan tertentu.

Namun, dalam suatu kondisi ijazah itu biasa saja hilang yang bakal merepotkan kita. Mau tidak mau, kita harus mengurus ijazah yang hilang agar bisa kembali mendapatkannya.

Cara agar mendapatkan kembali ijazah yang hilang ternyata tidak ribet. Asal kita tahu tahapan dan kemana harus pergi. Supaya mendapatkan petunjuk jelas, simak pembahasannya berikut:

Cara Mengurus Ijazah yang Hilang

1. Mendatangi Kantor Kepolisian Setempat

Langkah pertama adalah mendatangi kantor kepolisian setempat atau Polsek. Di kantor polisi ini kamu harus menjelaskan untuk membuat laporan kehilangan ijazah. Adapun dokumen yang harus dipersiapkan:

• Fotokopi ijazah yang hilang (jika masih ada).
• Fotokopi KTP.

Setelah itu, Anda diminta menandatangani Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan Surat-surat. Kemudian Anda bakal diberi salinanya oleh petugas dan salinan ini bakal dipakai mengurus ijazah hilang ke tahap berikutnya.

2. Pergi ke Lembaga Pendidikan/Sekolah yang Menerbitkan Ijazah Anda

Langkah berikutnya setelah melapor ke kantor kepolisian terdekat, Anda bisa pergi ke lembaga pendidikan atau sekolah yang menerbitkan ijazah. Di sini Anda minta untuk membuatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI).

Adapun dokumen yang perlu Anda bawa adalah sebagai berikut:

• Materai 10.000 (2 buah).
• Pas Foto 3x4 (2 lembar).
• Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan Surat-surat.
• Fotokopi Ijazah asli yang hilang.

SKPI akan ditandatangani Kepala Sekolah diatas materai 10.000 beserta cap basah, pas foto 3x4 yang ditempel di dokumen tersebut dengan cap tiga jari kiri di bagian atas foto seperti ijazah asli.

Setelah mendapatkan SKPI, Anda bisa memfotokopinya dan pergi ke bagian Tata Usaha (TU) sekolah untuk melegalisirnya sebagai salinan resmi.

Selain itu, jika fotokopi ijazah Anda yang hilang itu masih ada. Anda bisa memfotokopinya kembali beberapa lembar dan meminta TU sekolah untuk melegalisirnya juga.

Sebagai informasi, SKPI ini memiliki kedudukan yang sama dengan ijazah asli. Karena berisikan transkrip nilai Anda selama belajar di lembaga pendidikan itu. Serta bisa dipakai untuk keperluan, semisal melamar pekerjaan dan daftar ke lembaga pendidikan yang lebih tinggi.

3. Datang ke Kantor Dinas Pendidikan Setempat

Langkah selanjutnya di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat. Ada kolom di SKPI pada bagian bawah yang perlu ada tanda tangan Kepala Dinas Pendidikan.

Adapun dokumen yang harus dibawa sebagai berikut:

• Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (tanda tangan diatas materai 10.000) + Fotokopi (2 lembar).
• Surat Pernyataan Saksi 2 orang teman seangkatan sekolah (tanda tangan diatas materai 10.000) dan dibuktikan dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir sekolah dan fotokopi KTP (2 lembar).
• Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan dari Polsek + fotokopi (2 lembar).
• Fotokopi KTP (2 lembar).
• Fotokopi Ijazah yang sudah dilegalisir (2 lembar).

Seharusnya, jika petugas dan Kepala Dinas Pendidikan ada di lokasi, Anda bisa menyelesaikan proses ini dalam sehari, bahkan beberapa jam saja.

Setelah pada tahap terakhir ini maka SKPI kamu sudah sah dan bisa dipakai sebagaimana ijazah pada umumnya. Meski bukan ijazah yang Anda dapatkan, SKPI memiliki kedudukan dan kekuatan yang sama.

Cara Menyimpan Dokumen Penting

Ada cara untuk menyimpan dokumen-dokumen penting Anda termasuk ijazah dan SKPI agar tidak mudah hilang. Termasuk saat ada bencana alam seperti banjir.

Untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebagai berikut:

• Menyewa kotak deposit di bank, yang dapat melindungi dokumen dari pencurian, kebakaran, atau bencana alam.
• Menyimpan dokumen di rumah, dengan menggunakan kotak arsip atau brankas tahan api dan air, serta ditempatkan di tempat yang mudah dijangkau.
• Penyimpanan dokumen online, dengan memindai dokumen dan mengunggahnya di penyimpanan cloud pribadi atau hard drive eksternal, yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

Sebelum Menyimpan Dokumen

Sebelum menyimpan dokumen penting, ada beberapa hal yang perlu dilakukan, seperti:

• Membuat fotokopi dan scan dokumen, untuk memiliki salinan cadangan jika dokumen asli hilang atau rusak.
• Tidak melaminasi (laminating) semua dokumen salinan, karena hal ini dapat merusak keaslian dokumen dan menyulitkan proses verifikasi.
• Menyimpan dokumen dalam map display book, yang terbuat dari plastik tebal dan transparan, dan dapat melindungi dokumen dari udara lembab, rayap, atau air.
• Memberi label nama pada display book, untuk memudahkan pengelompokan dan pencarian dokumen sesuai dengan jenis, fungsi, atau pemiliknya.
• Menaruh kamper atau silica gel di dalam tempat penyimpanan dokumen, untuk mencegah jamur atau bau.

Demikian artikel tentang cara mengurus ijazah yang hilang beserta cara menyimpan dokumen-dokumen penting. Semoga bermanfaat.