Apa Itu Arsip Inaktif dan Apa Saja Contohnya?

KBRT - Siapa saja yang memiliki keterikatan kuat dengan penataan dokumen, pastinya sudah tidak asing lagi dengan istilah Arsip Inaktif. Arsip inaktif sendiri, telah diatur di dalam undang-undang pemerintah dari penggunaan dan berbagai hal menarik lainnya.

Namun, istilah ini masih cukup asing bagi masyarakat awam. Oleh karena itu, kami akan merangkum apa itu pengertian arsip inaktif dan apa saja contohnya. Berikut adalah rincian lengkapnya:

Apa Itu Arsip Inaktif?

Arsip inaktif adalah dokumen atau catatan, yang tidak lagi diperlukan secara rutin dalam operasional sehari-hari suatu organisasi. Dokumen-dokumen ini, biasanya tidak dapat langsung dibuang karena bisa digunakan untuk referensi di masa mendatang atau untuk memenuhi persyaratan hukum.

Pada Peraturan Pemerintah 28 Tahun 2012, arsip inaktif dikategorikan sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pada dasarnya, arsip inaktif ini merupakan arsip yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga dalam hal ini, informasi yang ada di dalamnya sudah jarang digunakan lagi atau sudah tidak berlaku lagi.

Meski demikian, pengelolaan arsip inaktif tetap menjadi salah satu kegiatan yang harus dilakukan secara berkala untuk menunjang sistem pengelolaan arsip yang baik dan juga efektif.

Contoh Arsip Inaktif

Pengelolaan arsip inaktif harus selalu diperhatikan, untuk memastikan bahwa informasi penting tetap tersedia ketika diperlukan. Oleh karena itu, mengetahui jenis dan contohnya menjadi satu hal krusial yang harus diketahui.

Berikut adalah beberapa contoh arsip inaktif yang wajib diketahui:

Dokumen Keuangan
Dokumen keuangan, terdiri dari laporan keuangan tahunan, faktur, bukti pembayaran, dan catatan pajak. Meskipun tidak digunakan setiap hari, dokumen ini harus disimpan untuk audit atau peninjauan keuangan di masa depan. 

Dokumen Personalia
Arsip personalia meliputi data karyawan, kontrak kerja, surat pengunduran diri, dan catatan kinerja. Meskipun karyawan mungkin sudah tidak bekerja lagi di perusahaan, data ini harus disimpan sebagai referensi.

Dokumen Hukum
Dokumen hukum, meliputi kontrak bisnis, perjanjian lisensi, dan dokumen litigasi. Dokumen ini diperlukan di masa mendatang, karena menyangkut sengketa hukum atau untuk mengkonfirmasi hak dan kewajiban hukum.

Dokumen Proyek
Proyek yang sudah selesai biasanya menghasilkan berbagai dokumen seperti proposal, laporan akhir, dan catatan evaluasi. Meskipun proyek tersebut sudah tidak berjalan, dokumentasinya perlu disimpan untuk referensi di masa depan.

Dokumen Administratif
Dokumen administratif seperti notulen rapat, surat masuk dan keluar, serta memo internal juga menjadi bagian dari arsip inaktif. Dokumen ini memberikan rekaman sejarah operasional organisasi dan bisa berguna untuk peninjauan kembali keputusan yang pernah diambil.

Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 47 ayat 2 menyatakan bahwa penyusutan arsip adalah tujuan akhir dari pengelolaan dan penataan arsip inaktif.

Penyusutan dokumen ini dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan BUMD. Sebelum melakukan penyusutan, mereka mempertimbangkan baik kepentingan pencipta dokumen maupun kepentingan bangsa, negara, dan masyarakat.