Mengenal SRIKANDI, Web Kearsipan yang Dipakai ASN Trenggalek

KBRT - SRIKANDI adalah sebuah sistem integrasi dinamis untuk kearsipan yang dibuat berdasarkan Peraturan Presiden No.95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). 

Tujuan utama SRIKANDI adalah untuk menginovasi proses kearsipan agar mempermudah pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan disposisi naskah.

Selain itu, sistem ini juga mencakup penandatanganan draft sebelum pengiriman naskah keluar serta pengklasifikasian dan pengarsipan naskah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pada Jumat, 8 Maret 2024, SRIKANDI telah secara resmi diluncurkan di Kabupaten Indragiri Hilir melalui Dinas Perpustakaan  dan Arsip Daerah Kabupaten tersebut. 

Sosialisasi SRIKANDI dilakukan secara bertahap untuk memastikan administrasi semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Indragiri Hilir terorganisir dengan baik. 

Web SRIKANDI juga mulai digunakan di Trenggalek pada tahun 2024 lalu. Dengan beberapa kali pembaharuan, web SRIKANDI lebih sering digunakan pada tahun 2025. Namun hingga kini, web yang dapat memudahkan pengarsipan surat ini masih terus menjalani peningkatan.

Untuk menggunakan SRIKANDI, diperlukan beberapa jenis akun yang dibuat berdasarkan fungsinya, yaitu Admin OPD, Tata Usaha OPD, dan akun pengguna yang digunakan oleh karyawan atau staf. 

Admin bertanggung jawab sebagai pengawas untuk seluruh akun OPD, sementara Tata Usaha memiliki kemampuan untuk mengatur penomoran otomatis dan memantau surat masuk serta keluar.

Akun pengguna berperan sebagai pembuat konsep naskah. Namun pada kasus ini kita hanya berfokus pada akun pengguna bagaimana cara melakukan Registrasi Naskah Masuk dan Registrasi Naskah Keluar.

Dilansir dari buku Pengembangan Aplikasi Berbasis Web karya Fitri Yunita, Madinah, dan Eka Defri Yunda, berikut adalah tahapan dalam proses pembuatan registrasi naskah keluar melalui akun pengguna.

Mengisi Form Login 

Pastikan Anda telah memiliki akun pengguna yang telah dibuat oleh Administrator OPD. Setelah berhasil masuk, pastikan Anda telah menambahkan penandatangan, tujuan naskah, grup tujuan naskah, verifikator, tembusan, dan grup tembusan melalui menu Pengguna. 

Mengisi Form Registrasi Naskah Keluar 

Sebelum melakukan registrasi naskah keluar, disarankan untuk menyiapkan konsep surat yang akan dikirim terlebih dahulu. Untuk mempermudah pengguna, Srikandi telah menyediakan template naskah yang sesuai dengan format tata naskah dinas yang telah ditetapkan. Setelah itu, Anda dapat mengisi detail isi naskah sesuai dengan format yang tersedia.  

Menambahkan File 

Setelah itu, Anda dapat mengunggah file naskah yang telah dikonsepkan sebelumnya dengan cara memilih file. Selanjutnya, Anda perlu mengatur tujuan pengiriman naskah serta menentukan verifikator dan penandatangan. Setelah semua pengaturan selesai, klik untuk mengirim konsep tersebut.  

Konsep Naskah Berhasil Diinput 

Konsep naskah yang telah dimasukkan sebelumnya belum dikirim. Untuk mengirim naskah, lakukan pengecekan sekali lagi untuk memastikan bahwa file naskah sudah benar. 

Log Naskah Keluar 

Pada halaman Detail Log Naskah Keluar, Anda dapat meninjau kembali naskah yang akan dikirim untuk memastikan kesesuaiannya. Jika sudah sesuai, Anda dapat mengirimkan konsep naskah tersebut. Konsep surat akan dikirim terlebih dahulu ke akun verifikator untuk mendapatkan persetujuan. 

Setelah persetujuan dari verifikator diperoleh, proses akan dilanjutkan ke akun penandatangan. Setelah penandatangan memberikan persetujuan dan melakukan TTE (Tanda Tangan Elektronik) naskah akan dikirim ke tujuan yang telah Anda tentukan sebelumnya. 

Berikut adalah tahapan dalam proses pembuatan registrasi naskah keluar melalui akun Pengguna namun sebagai pimpinan: 

• Login akun pimpinan.  
• Pada halaman beranda ini anda bisa melihat ada berapa banyak Naskah yang masuk.
• Memilih Surat masuk yang akan di tindak lanjuti. Pada saat memilih naskah masuk yang akan ditindaklanjuti, pengguna dapat memeriksa jenis suratnya untuk kemudian pimpinan dapat segera melanjutkan proses tindak lanjut terhadap surat tersebut.